ケーススタディ -ナイル株式会社様

契約書の体裁は相手方の信用にも影響するからこそ時間がかかる

ーー法務部門の体制やお2人の担当業務について教えていただけますか。
時原様：当社は、上場企業でありながらもベンチャー気質が強い点が特徴で、法務ユニットとしても事業の成長を支援できるよう、他の部署のブレーキをかけるのではなく、アクセルの踏み方を一緒に考えながら推進するような体制を構築しています。

法務を担当しているのが、私と森井の2名です。実務としては、契約書のリーガルチェックや押印対応といった業務に加え、機関法務やIRが主です。また、RPAやAIを使った業務効率化にも積極的に取り組んでいます。

森井様：私の担当は、契約書レビューなどの法務業務に加えて、内部監査や取締役会・株主総会の運営などの機関法務を担当しています。リーガル以外でも、上場審査に関わる書類を作成したことや、現在はIR関連の書類作成も対応しています。

時原様：契約書のレビューの件数については、法律相談を合わせると会社として月間約100件ほどで、業務全体の4〜5割を占めていると思います。

ーーBoostDraftを導入する以前、契約書レビューはどのような状況でしたか。
時原様：私たち2名とも法務経験が長いので、契約書のリーガルチェック自体は自分たちでできるのですが、案件数も一定あるため、契約書を作成・レビューするなかでの形式や体裁に関わる細かな不備を確認・修正することに時間がかかっていました。

1つの契約書を長時間確認していると先入観にとらわれて不備を見落としやすくなるため、あえて最終確認を翌日に行うこともあり、余計な時間も発生していました。

森井様：“慣れ”で対応できる部分もありますが、疲れてくるとミスも出やすくなるので、翌日まで時間を置いて改めて確認することはよくあります。依頼元である事業部になるべく早く返してあげたいと思いながらも、余計な時間がかかって滞留してしまうのは、お互いにとってストレスになっていたように感じます。

契約書の体裁は相手方の信用にも影響するので大事ではあるのですが、法務としてはこうした確認・修正作業の時間をなるべく削減できたらとも思っていました。

時原様：森井さんは細かな点までしっかりと確認をされるタイプですが、私は反対に細かな確認・作業が得意ではなく、特に契約書を上から下まで目視で確認していくのは負担が大きいものでした。

「当たり前の作業」が効率化できる。形式や体裁面に特化しているBoostDraftはぴったりの解決策

ーーBoostDraftの導入を検討し始めた経緯を教えてください。
時原様：元々、業務上でなにか課題が発生すればRPAやAIを使って効率化を試みることはしていたのですが、先ほどお話ししたような契約書の体裁確認は「当たり前の作業」だと思っていましたし、実は解消しようという発想にすらなっておりませんでした。

森井様：法務担当者のなかには、文書に責任を持って最後まで自分が対応すべきという考えがあったりします。作業工数を削減できればと思っていても、良い対策もなく解決できなかったのかもしれませんね。

時原様：そんな中、知人からたまたま「便利なシステムがあるぞ」とBoostDraftを勧められたんです。調べてみると、BoostDraftが解消できることが「言われて見れば確かに面倒だと思うこと」ばかりで、そこではじめて効率化ができそうと課題が浮き彫りになりました。それからすぐに森井にも共有して検討を始めました。

森井様：BoostDraftの話を聞いたときは、これまで解消したかったことが実現できそうだったので「まずは使ってみよう」と思いましたね。数あるリーガルテックのなかでも、BoostDraftが「契約書の中身には踏み込まず形式や体裁面に特化している」点は、当社の課題解決策としてぴったりでした。

ーー導入検討にあたってなにか障壁はありましたか？
森井様：決裁権を持つ上長も法務経験者で、同じように契約書の体裁を確認することが非効率だと思っていたこともあり、すぐに導入に前向きな意向をいただけました。また、削減できる見込み時間からコストパフォーマンスも十分高いことがわかったので、その観点でも障壁はありませんでした。加えて、BoostDraftはWordアドインで使えて、操作性もシンプルである点も、導入の後押しになったと思います。

時原様：当社は「DX推進」をミッションに掲げており、カルチャーにも根付いていますので、システム導入自体に積極的です。また、法務ユニットとしても業務に役立つシステムの探索に力を入れており、先導していきたいとも思っています。それもあって、トライアルができるのであればまずは試してみるという考え方もあり、実際にBoostDraftのトライアルを行って、すぐに効果が実感できたこともあって導入をすることに決めました。

月5〜10時間の削減。体裁不備が減って創意工夫が求められる業務に集中できる

ーーBoostDraft導入後、期待された効果は実感いただけましたか。
時原様：まず、契約書の体裁確認にかかる時間削減を実感しています。体感でも、月に5〜10時間ほど削減できているのではないでしょうか。当社では新規事業を立ち上げるなかで契約書を新しく作ることも多く、定義規定やフォント設定などで不備が生じやすかったのですが、BoostDraftを使ってからはこうした不備の解消を時間をかけずにできるようになり、法務がブレーキとなる場面が減っています。

森井様：時間の削減だけでなく、細かな体裁不備自体も減ったと感じています。これまで、取引先から体裁不備を修正・指摘をいただくことで、修正案に関するやり取りが余計に発生していたことがありました。個人的には、契約書の体裁が整っているかどうかで、取引先が持つ印象や信用が大きく変わると思っています。体裁不備を指摘されてしまうと、窓口となる営業担当者に恥ずかしい思いをさせてしまうし、法務の信用も落ちかねません。多少なりとも目に見えないストレスはあったので、体裁不備のない契約書を作れるようBoostDraftが補強してくれて、そうしたストレスや不要なやり取りも減らせています。

ーーお2人は異なるタイプというお話がありましたが、その観点でBoostDraftはいかがですか。
時原様：BoostDraftは視覚的にも不備の有無がわかりやすいので、細かいことが不得意な私でも体裁確認が細かくできているのは助かっていますね。「ミスを防止する」ための時間や負担を減らせたので、創意工夫が求められる業務に集中できるようにもなりました。

森井様：特に、長文の契約書を扱う時にその効果を実感しますね。私は細かい点が気になるタイプなので、不安もあって何度も何度も確認してしまうのですが、一方で確認をしても漏れが発生してしまうこともありました。BoostDraftを使えば、「ここまで確認すれば大丈夫」というラインが明確になって、負担が減ったように思っています。

ーー特に利用しているBoostDraftの機能はありますか？
時原様：普段の業務のなかでBoostDraftは自然と使えており、契約文書をハイライトしてくれる機能のおかげで視覚的にわかりやすくレビューができています。表記のゆれや条文番号のずれも瞬間的に整いますし、ポップアップ表示によって条文・法令・定義語等の参照先をその箇所で確認できる機能もよく使っています。

また、Wordファイルに設定されたパスワードをBoostDraftが自動で記憶してくれる機能も便利ですね。パスワードの受け取りから時間が経ってしまうと忘れてしまうことはよくあるので、探す手間がないのはありがたいです。

森井様：あと「この機能が」という話ではないですが、上場に伴って、外部への開示書類を作成する場面でもBoostDraftをよく活用しています。

ーー「開示書類」というと契約書ではない書類だと思いますが、具体的にお伺いできますか。
森井様：上場審査時の提出書類だったり、法定開示、適時開示など上場後の各種開示書類は、体裁面が一層重要視されます。契約書以上に、会社の信用に関わりますからね。しかし、自分にとってはこの業務に携わるまでは馴染みがあまりなかった書類であり文量も多いものなので、体裁を確認・修正するのにかなり気を遣ってしまい時間が余計にかかっていました。だからこそ、BoostDraftで開示書類の体裁確認や修正がすぐにできるので助かっています。上場審査時の書類なんて、コーポレート部門全員で何周見直したか…。上場「前」にBoostDraftが使えていたら、上場準備に向けた書類作成がもう少し負担なくできたのだろうなと、今だからこそ思います（笑）。

時原様：たとえば、有価証券報告書のなかでもBoostDraftを活用できる場面がありますね。法務以外にもIRや経理などの複数部署が関わりながら報告書を作成していることで、ページによって定義が違ったり表記ゆれがあったりしました。現在では、そういったこともBoostDraftで確認ができて、すぐに体裁の統一を完了することができます。

ーーBoostDraftのユーザー会にもご参加いただきましたが、いかがでしたか。
森井様：BoostDraftの新しい機能を知るきっかけになりましたし、他社のユーザーさんから具体的なBoostDraftの活用方法も聞けました。当社でも活かせそうだったので、翌日には時原にもすぐ共有しましたね。
また、社外の法務担当者の方々と交流できたのがとても有意義でした。参加者同士で名刺交換ができ、一部の方とは後日情報交換をする機会にもつながりました。法務は他社と交流する機会が少ない部署だからこそ社外交流の機会は大切にしたいので、ユーザー会は今後も積極的に参加したいと思っています。

どんな法務にもマッチするBoostDraft。若手育成効果にも期待

ーー最後に、今後どのようにBoostDraftを活用していきたいかという展望と、導入を検討されている方にメッセージをお願いいたします。

時原様：契約書の体裁確認が面倒だと思う方には時間削減できるし、契約書を何度確認しても不安だと思う方にはその不安が解消できるなど、どんな法務にもマッチするのがBoostDraftです。

今後は、BoostDraftによって作れた時間を活かし、法務として本質的な価値を生み出せる業務や効率化に向けた活動に注力していきたいです。

森井様：Wordで作成する書面であれば契約書に限らずBoostDraftは使えると思うので、開示書類も含めて幅広くどんどん活用していきたいと思います。

また、当社には今は若手の法務社員はおりませんが、BoostDraftは将来的に若手法務の育成にも役立つと思っています。部下が契約書レビューをした際に上司にチェックしてもらうということがあると思いますが、内容に関する指摘ならともかく、形式や体裁に関する指摘まで上司が毎回行うのは非効率です。しかし、指摘をしないと一向に気付くことができないという難しさもあります。その点、BoostDraftを導入していれば、利用者自身が不備に気付いてその要因を考えながら直せるようになり、上司の手間を減らした上でレビューの精度も上げられるのではないでしょうか。

契約書の体裁の確認や不備の修正は、法務であれば経験によらず誰もが苦労する業務だと思うので、多くの法務の方にまずは一度BoostDraftを試してみてほしいです。