導入事例インタビュー

霞ヶ関キャピタル株式会社様は、物流施設・ホテル・ホスピスなど、多様な不動産の企画・開発を手がける総合デベロッパーです。資金調達やファンドの組成、投資用不動産の運用・売却に関する業務を担当する「インフライノベーション戦略本部」では、契約書をはじめとするドキュメンテーション業務の分量が多く、業務が逼迫している状況が続いていました。

そんな中、すでに「BoostDraft」を導入・活用していた社内リーガル部門（以下、「リーガル部門」）からの紹介で、同本部でもBoostDraftの活用を始めたところ、文書の確認作業が大幅に効率化され、本質的な業務に注力できる時間を増やすことができました。

今回は、不動産ファンドにおけるBoostDraft導入前後での業務変化や具体的な導入効果について、インフライノベーション戦略本部の武内様、松本様のお2人にお話を伺いました。

左から、武内様、松本様

一案件の書類は80件以上。アナログでの確認負担と「業務を停滞させてはいけない」プレッシャーは大きなストレスに

ーー所属部門の業務内容や、お2人の役割について教えていただけますか。
武内様：私たちが所属する「インフライノベーション戦略本部」は、資金調達を行ってファンドを組成し、物流施設を中心としたインフラ分野の不動産の取得、売却、アセットマネジメントを通じて事業を成長させることが主な担当です。ファンドによる用地の取得をはじめ、ファンド運用期間中の投資家や取引先との交渉・調整を行いながらファンドの価値向上を担うアセットマネジメント業務や、各ステークホルダーとのリレーション構築も重要な業務です。私はインフライノベーション戦略本部の統括として、各案件の進捗確認や実行管理の責任を担っています。

松本様：同じく、インフライノベーション戦略本部のなかの「ファンド事業部」の一員として、ファンド組成に関する実務全般を担当しています。各案件で必要となるドキュメンテーション業務や、投資家・レンダー・社外の法律事務所（以下、「外部リーガル」）との調整業務を日々行っています。 

ーーファンド組成など不動産業界ならではの貴社の業務において、契約書はどの程度扱われているのでしょうか。
松本様：基本的に3ヵ月以上かかる案件が多いのですが、その期間に取り扱う書類に関しては約80〜100件にのぼり膨大な数です。売買契約書やローン関連契約書（担保契約含む）、工事請負契約書をはじめ、投資家向けの出資関連契約、信託関連契約、アセットマネジメント（AM）やプロパティマネジメント（PM）に関する書類、会計税務関連書類、登記関連書類など、扱う種類はさまざまです。1ページで済むものもありますが、ページ数が多いローン契約書は200ページに及ぶこともあります。

ーー案件規模の大きさや取り扱う書類が多いことで、ドキュメンテーション業務の負荷は相当大きいのではないでしょうか。
武内様：投資家やレンダー、リーガル部門や外部リーガルなど、ステークホルダーごとに契約交渉やレビュー、そして書類のやり取りが何往復も発生します。1つひとつの書類の内容確認はもちろんのこと、それ以上に表記ゆれや定義ゆれなどの形式的なミスがないかを確認する負担は大きく、ミスを残したまま展開してしまえばその分また不要なやり取りが発生します。

以前は、契約交渉が終盤に差し掛かったタイミングで、必要書類を紙に印刷して目視確認することもありました。しかも、各ドキュメントで作成された定義集も別に印刷して、さらにパソコンの画面上にも書類のデータを表示し、3つを並べて変更点を見比べながら確認するといったアナログで非効率な対応です。本当は早い段階からミスがないかをチェックすべきとは思っていても、忙しいと結局最後の対応になってしまって大変な思いをしていることが多かったです。

松本様：担当が書類を確認した後、上席のダブルチェックを挟んだとしても形式的なミスが残ることはあります。外部リーガルに伴走いただく機会も多いので、外部リーガル目線でミスをチェック・指摘してもらう状況でもありました。膨大な量の契約書類を扱うので、自分たちだけでは、書類のアウトプットが完璧である自信は持てないんですよね。書類を一から全部見直したとしても正確性を担保できるわけでもないので、結局最後は外部リーガル頼りになっていたように思います。

武内様：利害関係の調整や合意点のすり合わせこそ本来注力したい業務なのですが、担当ごとに複数の案件を同時並行で進行していることもあって、ドキュメントの確認だけでも分量が多く、私たちも外部リーガルもそれぞれ業務が逼迫していました。それに加えて、当社としては業務スピードを強みにしているからこそ、「素早く対応しなければいけない」という心理的な負担もあるように思います。

松本様：特に、分量が多いドキュメントを1人で対応しなければならないプレッシャーを感じています。ドキュメントは各ステークホルダーと何往復もやり取りをするため、届いたら即座に確認して次のアクションをしなければいけません。自分が何か1つでも確認を止めてしまうと、次から次へとドキュメントの確認依頼が飛んできて、確認すべきものが順番待ちになって停滞してしまいます。「自分がボトルネックになって業務を停滞させてはいけない」というプレッシャーを常に抱えていて、そんな中で200ページを超えるローン契約書を確認するとなったら、ストレスも非常に大きいですね。

1週間の作業がほぼゼロに。自部署でのスムーズな確認がストレス軽減に繋がる

ーーリーガル部門からのご紹介でBoostDraftを活用し始めたと伺っていますが、どのような経緯だったのでしょうか。
武内様：すでにBoostDraftを活用していたリーガル部門に私たちの業務内容をよく理解しているメンバーがおり、業務効率化に役立つのではと紹介を受けたことがきっかけでした。

当社のバックオフィス部門では効率化やDXを推進する風土があり、特にリーガル部門は使い勝手がいいと感じたものは積極的に取り入れている組織です。その一方、私たちの部署は関わるステークホルダーや対応内容が案件ごとに大きく異なることもあり、なにか特定のシステムを全員が活用することが難しい特性があります。常に多くの案件が同時進行して日々の対応に追われていることもあって、解決策をじっくり検討する余裕もありませんでした。

だからこそ、リーガル部門からの勧めを受けて、すぐに「これは業務効率化につながる」と直感し、すでに導入しているシステムを拡大する方向での調整で済んだので、大きなハードルもなく部員全員が使えるように導入を進めることができました。

松本様：そもそも文書の確認作業は外部リーガルにサポートしてもらいながら「人ががんばってやるもの」だと無意識に思っていたので、こんな解決策があるとは思ってもいませんでした。最初BoostDraftの存在を知った時は驚きましたね。ドキュメンテーション業務が多い私たちこそ使うべきだと思いました。

ーーBoostDraftを活用してみて、どのような効果を実感されましたか。
松本様：日々のドキュメンテーション作業でBoostDraftを活用していますが、形式的なミスや用語の定義はスムーズに確認できるようになりました。特に、自分たちで書類の初期的な確認作業を完了でき、外部リーガル側の手間も削減できたのは大きい効果だと感じています。

チェックすべきポイントがBoostDraftで明確になったことにより、早い段階で自分たちで確認できるので、関係者とのやり取り自体が減って業務スピードがあがったと実感しています。

武内様：具体例をあげると、案件が始まるタイミングで契約書の雛形を作成する際、これまでは外部リーガルとの確認・調整を行いながら作成する必要がありました。いまでは自分たちで確認・作成できることが増えたので、1週間ほどかかっていた準備の工程がほぼゼロになるぐらいの削減効果があります。

ーー心理的な負担やストレスが大きかったお話もありましたが、その観点ではいかがでしょうか。
松本様：当然、効果を実感しています。BoostDraftのおかげで確認工数が減らせてミスへの不安もなくなりましたし、修正点やコメントが一覧で見れるので、長文の契約書であっても一から全部を確認する必要がないことがわかるだけで、ストレスが軽減されたと思います。内容も形式も有象無象に確認する必要がなくなり、特に形式の確認においては自分たちの手元で完結できる武器を手に入れたように感じています。BoostDraftを活用してからは大量の書類も素早く確認できるようになったので、順番待ちを生み出すプレッシャーからも解放されました。

武内様：例えるなら、「高速道路の料金所で、一般レーンでの支払いに手間取り後ろに順番待ちの列ができてしまう状況だったのが、ETCカードを持つことでスムーズに通行できるようになった」という感覚に近いかもしれませんね。

私たちも外部リーガルも基本的には忙しくしており、以前であれば忙しいことを理解しながらも外部リーガルに確認の催促をしてしまう場面もありました。今では自分たちで確認できることが増えたので、外部リーガルには必要最低限の確認だけお願いすれば済むので催促をすることも減り、「重要な内容面の確認に注力できている」という話も伺っています。ビジネスのスピードを重視する当社において、催促することなくお互いが素早く対応できる状況はとてもありがたいです。

ーーBoostDraftで特に便利だと感じる機能があれば教えてください。
松本様：もっとも重宝しているのは、定義参照をポップアップで文中に表示する機能です。ページ量が多く用語が難しい契約書を扱う場合、定義語が出るたびに定義集が書かれている最終ページにまで行ったり来たりを繰り返しながら読む必要がありました。200ページあれば、200ページ目までスクロールして確認し、また元の場所に戻ることになります。確認できたとしても、読んでいた箇所がどんな内容だったかがわからなくなって、また思い出すところからやり直すこともあります。BoostDraftの機能を使えば、定義語が出たその場で定義内容を確認できるので、手間なく文書の確認を進めることができます。

武内様：その他、表記ゆれやスペルミスなど、形式的なミスを確認する機能は日常的に活用しています。BoostDraftは、マニュアルを細かく確認しなくても直感的に操作できるので使い勝手がいいですね。BoostDraftさんが何度か説明会を開いてレクチャーをしてくれることもあったので、業務ですぐに効果を実感できるぐらい活用できています。

一方で、まだ使いこなせていない機能もたくさんあると思うので、BoostDraftを使っている社員同士で便利な機能を共有しあう場を作っていきたいです。全部の機能を知る必要はないとも思っていて、自分たちの業務を効率化できる機能を優先して使えるようになれたらと考えています。

品質の均一化と業務レベルの向上を実感。BoostDraftは「一度使ったらもうやめられない」

ーー最後に、ドキュメンテーション業務をされている他社の方に、BoostDraftをおすすめするならどんなポイントがあるかを教えてください。
武内様：多くのステークホルダーと大量の書類をやり取りしていると、どうしても担当者によってアウトプットの質にバラツキが生じると思います。しかし、BoostDraftを活用すれば、みんなが同じ目線で確認ポイントに気付くことができ、会社として品質が均一化すると考えています。それによって、外部リーガルとも目線をあわせて内容議論ができるようになったとも感じています。
「BoostDraftを一度使ったらもうやめられない」ので、特にアナログな対応をしている方こそ活用してみてほしいです。

松本様：これまでドキュメントの形式に関わる確認作業は、外部リーガルなどプロの経験値でやっているものだと思っていたので、BoostDraftを活用して「こんな解決策があったのか」と感動をしました。

ドキュメンテーション作業の効率化はもちろんおすすめしたいのですが、その内容の理解を深められる点もお伝えしたいです。例えば、数百ページに渡る契約書を読もうとしても、経験が浅ければ読むこと自体が大変で、内容の理解が追いつかないこともあると思います。BoostDraftがあれば文書の読解に集中できるので、内容の理解が捗りますし、交渉内容に関する認識齟齬もなくせるので、業務レベルも上がるのではないでしょうか。「効率化と内容理解」の両側面で効果的だと実感しています。