事例紹介

WOTA株式会社様は、「小規模分散型水循環システム」の開発を通じて、「水問題を構造的にとらえ、解決に挑戦する」スタートアップ企業です。自治体や民間企業への導入実績があり、現在急成長を遂げている一方で、法務チームでは多岐にわたる契約書の作成・レビュー業務が発生していました。特に、形式面の修正作業に多くの時間を取られ、事業成長を加速させるような本来の法務業務に十分な時間を割けていない状況でした。

この問題を解決するために導入したのが、法務向け総合文書エディタ「BoostDraft」です。導入後は契約書レビュー業務の効率化に加えて、心理的負担の軽減にも繋がり、法務として戦略的な業務を推進するための基盤づくりを実現できました。今回は、BoostDraftの導入背景や効果について、経理・財務・法務部で法務を担当する田崎様、齋藤様に詳しくお話を伺いました。

目視確認やレイアウト調整……。非効率な作業で残業が多かった

左から、齋藤様、田崎様

田崎様：管理統括部門のなかにある財務・経理・法務部に、私たち法務担当が所属しています。法務担当は正規従業員3名と派遣社員、パートタイム従業員を加えたチームで、当社事業のすべて、たとえば研究開発や部品の購買、製品の販売、製品のメンテナンスからオフィスの賃貸借、株主との契約や雇用契約まで多岐に関わる契約書業務を行っています。

当社のパーパスは「水問題を構造的にとらえ、解決に挑戦する」ことです。事業は今まさに成長局面に入っていますので、事業の成長を法務面から加速させることを法務チームのミッションに掲げています。

私は主に事業関連の法務業務、たとえば、国内外取引先との契約審査・作成、新規事業立ち上げに伴う法的スキームの構築、コンプライアンス体制の強化など、多岐にわたる業務を担当しています。契約書業務の割合でいえば、業務全体の5割ほどを占めていると思います。

齋藤様：私も業務の3割ほどは契約書業務を行っておりますが、主にコーポレート関連業務を中心に担当し、総務や株主に関わる契約の確認・レビューをする割合が多いです。

田崎様：取り扱う契約書の種類でいうと、企業だけでなく自治体との取引も含まれるため多岐にわたります。1ヵ月に扱う件数は、およそ50～60件にのぼるのではないでしょうか。契約審査の件数が急増しているなかでも、スピーディーで的確なリーガルサービスを提供することを心掛けています。
 　
ーーBoostDraftを導入する以前、契約書レビュー業務にどのような課題がありましたか？
田崎様：私が入社した時に話が遡りますが、入社してすぐに契約書業務の非効率な状況を目の当たりにしました。本質的な法務業務に十分な時間を割けておらず、法務の残業時間も多かった状況でした。

当時は、パソコンの画面をひたすら眺めながらの目視確認に頼って契約書レビューを行っていました。取引先によっては契約書の雛形が使えない場合も多く、やり取りの中でレイアウトが崩れたり、思うように見栄えの調整ができなかったりといったこともありました。

というのも、当社はGoogleドキュメントを中心にレビュー作業をしております。取引先がWordで作成した契約書ファイルをGoogleドキュメントで確認・編集すると、どうしてもレイアウトが崩れてしまうことがあります。提出しようにもそのままでは体裁が悪いので、結局Wordでまた修正を加えるといった作業が発生していました。この作業だけで1件のレビューにかかる時間の1/3以上、大体15〜20分ほどかかっており、GoogleドキュメントとWordを併用しているからこその非効率があったように思います。法務担当者が2名で、うち1名は兼務でしたので、残業してどうにか終わらせるという状況でした。

ーー解消に向けてなにかツール等は使っていたのでしょうか。
田崎様：契約書レビューで生成AIも試しておりましたが、今ほど精度も安定しておりませんでしたし、都度プロンプトを書かないといけない手間もあります。確認したいことが一度ですべて解消してくれるわけでもありません。それに、指摘があったとしても文書への反映まではされないので、指摘内容を自分で確認しながら反映する二度手間もあり、結局非効率でした。

効率化をすぐに実現するならBoostDraftしかない

ーーそれではBoostDraftの導入経緯を教えていただけますか。
田崎様：実は、前職でBoostDraftを使っていたんです。なので、契約書レビューの作業をすぐに効率化するならBoostDraftしかないと思って、すぐに導入検討を始めました。少数体制で事業のスピードに対応するためには作業工数の抜本的な削減が必要と思い、レビューにかかる時間の「30%削減」を目標に掲げていました。

社内向けには費用対効果の説明が重要ですので、BoostDraftの導入によってどのくらい効率化できるのか定量的に算出しました。導入費用に対して、月間の契約書レビュー業務の削減時間とそれにかかる想定の人件費を比べて、十分効果がでると整理しました。

契約書レビューができる他社の製品も検討しましたが、私たちも法務経験が長いため、契約書内のリスク判定をする部分よりも、時間がかかっていた体裁を整える作業の解消が課題でした。だからこそ、そこに特化したBoostDraftならすぐに効果がでると思いましたし、「ベテラン・リーダークラスの法務にとって本当に役立つ」機能が揃っている点が決め手となりました。今後ベテラン法務社員が入社した場合に備えた効率化の仕組みとしても最適だと考えています。

ーー導入まではどのくらいの期間かかりましたか？
田崎様：先程申し上げた残業時間の課題が費用対効果高く解消できるならと、社内の承認はスムーズに進み、約1ヶ月で導入できました。導入が素早く決められたのも、BoostDraftがWordのアドインとして使用できる点でセキュリティの懸念が小さかったこともあります。インストール型のシステムで、文書データが外部に出ていかないという特徴もあって、情シス部門の確認もすぐに終えることができました。

また、BoostDraftさんは導入時の説明会が非常に丁寧だったことも印象に残っています。説明のなかで便利そうと思う機能がいくつもあり、その後も迷うことなく使うことができたので、説明会はBoostDraftを利用する人全員が絶対に参加するべきだと思うぐらい役に立ちました。

BoostDraftで確認すれば「すべての契約書が問題ない」と安心できるフローを確立

ーー現在、BoostDraftをどのように業務で使っておりますか。
田崎様：契約書を作成したら、最後にBoostDraftで形式のチェックを行うのをルーチン化しています。具体的にはインデントの一括修正、見出しの自動付与、未定義や未使用の定義語がないかのプルーフリードの機能を活用しています。BoostDraftで確認すれば「すべての契約書が問題ない」と安心できるフローが確立できていると思いますし、レビュー品質の土台をしっかり支えてくれています。BoostDraftで確認したかでファイナル版とするかを判断しているとも言えますね。

齋藤様：契約書の作成やレビューもですが、他にも社内文書や規定文書など、ナンバリングや表記の統一が必要な文書にも活用しています。こうした文書を作成する際、他部署から提供された別のデータを貼り付けることもよくありますが、体裁が揃っていなくても一括で修正できて助かっています。

ーーBoostDraftの使い勝手はいかがでしょうか。
田崎様：パッと見ても操作方法が分かりやすく、使い勝手はとても良いと思ってます。特に、文書に色分けでハイライトが掛けられるので、斜め読みでもすぐにミスやエラーに気付ける点が便利です。定義語についても、文書をスクロールしなくともその場でポップアップで参照内容を確認できる機能も含めて、細かい点まで考えられた設計だなと。
また、相手先から受け取った契約書に条項を追加することがあっても、BoostDraftを使えば条項ずれを自動で整えてくれるため、安心して対応ができていますね。

齋藤様：営業も含めてGoogleドキュメントで複数人で契約書のレビューを行っているので、編集履歴や編集者の名称がぐちゃぐちゃになることが多いです。BoostDraftで修正履歴の編集者名を社名に一括変換できるので、会社として一貫した形に整えられるのも良いと思っています。

田崎様：GoogleドキュメントとWordでファイルを併用する場合、同じ担当者がそれぞれで編集するとファイル上では別担当者として認識されてしまうんです。そうなったとしてもBoostDraftで一括修正ができるのも助かっています。BoostDraftは色々な機能があって、まさに痒いところに手が届くツールだと感じています。

個人的には、インデントの一括修正と見出しの自動付与機能に、強い愛着を持っています。相手方からの契約書に、わざわざ自分で通し番号やインデントをつけ直すこともあるのですが、この作業って面倒でストレスが大きいんですよ。それが今ではボタン一つでビシッと揃えられるのはまさに「快感」で、とても気に入っています。

作業時間と心理的な負担が減って戦略的業務に集中できる

ーーBoostDraft導入後、課題はどのように解決されましたか。
田崎様：まず、先程お話した1件あたりの修正作業にかかっていた時間、月15〜20時間が削減できました。目標として掲げていた「30%削減」以上の効果がありました。

こうした作業は法務経験に関わらずベテランであっても発生してしまうものです。特に、レイアウトの修正といった一見シンプルな形式的な修正作業は、それができていないと会社の信頼を損ねることもあります。作業自体に時間がかかるだけでも辛いのに、時間をかけたから安心できるというものでもありません。

だからこそBoostDraftで効率化とあわせて不安の解消もできたのは非常に大きな効果だと感じます。法務として本来注力すべき業務に時間を充てられるようになって、法務面から事業を加速させるうえでのスキーム検討やコーポレートとしての規定整備といった戦略的な業務にフォーカスできる基盤が整ったようにも思います。

齋藤様：私が入社した時にはすでにBoostDraftが活用されていたので前職との比較になってしまいますが、心理的な負担がとても軽くなったと感じています。特にページ数の多い長文の契約書では、インデントのズレや表記ゆれを確認しようにも、残業をしても見切れないなんてこともありました。それがBoostDraftによって自動化されて、時間の削減はもちろん、ミスに気を遣っていたストレスがなくなったように思います。

ーー「心理的な負担」の軽減は効果として大きいのでしょうか。
田崎様：多くの法務担当の方は、新人時代から契約書の形式に関するミスを指摘されてきたと思います。なぜか自分が気付かないミスって、上司に指摘されるんですよね。それが恥ずかしくもあり申し訳ない気持ちにもなり。一方で、いま上司の立場になってみると、部下の形式ミスに気付いて指摘する場面もあります。本質的ではない箇所の指摘は、お互いにとってただただストレスなので、そのストレスをBoostDraftが解消してくれたと思っています。

齋藤様：そうですね。営業との議論の場においても、形式に関するミスに気を取られることがありました。指摘をされる空気感って、居心地が悪いですよね。なので、BoostDraftで事前に確認しておけば、そうした指摘が議論の場からなくなって本質的な議論をスムーズに進めることができたようにも思います。

ーー他にもなにか効果や変化はありましたか。
齋藤様：法務では急ぎの依頼を受けることが多いのですが、事業部から「以前よりレビューの返却スピードが格段に早くなった」と非常にポジティブなフィードバックをもらっています。事業を加速させるところに少しでも貢献ができているのではないでしょうか。

田崎様：それと、取引先からの契約書に対して当社として追加したい条項やポリシーがある場合、以前だったら「追加すると条文がズレてしまうかもしれないな。」「こういう作業がミスに繋がりかねないな。」と躊躇することも正直ありました。今ではBoostDraftが整えてくれるので、苦もなく対応できるようになりましたね。こういう業務上のちょっとした変化も、今思えば助かっています。

BoostDraftはマイナスをプラスにしてくれるツール、使わない理由が見当たらない

ーーBoostDraftを今後どのように活用していきたいですか？
田崎様：もうBoostDraftがない時代のレビュー業務には戻れないと思っていますし、それだけ費用対効果がでる強力なツールです。今後、法務人材が新しく加わっても形式確認のWチェックが不要になるよう、BoostDraftの活用を業務に組み込んだ仕組みづくり・手順化を進めていきたいです。

他にも、規程類を整備するにあたり、複数文書の比較ができる「BoostDraft Compare」の活用も検討したいと考えています。取締役会での決議に向けた新旧対照表作成など、活用できる場はきっと出てくると思います。
あと、これはBoostDraftさんへの要望ですが、できたらGoogleドキュメントへの対応も期待しています（笑）

ーー最後に、これからBoostDraftの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。
齋藤様：契約書の形式に関わる作業は、その労力も時間も大きな負担ですし、自分のミスに対する社内での差し戻しや取引先からの修正は負の感情にも繋がりやすいと思います。BoostDraftを使えばそういったことを予め防止できるので、まさにマイナスをプラスにしてくれるツールだと感じています。今では本来業務に集中できるようになったので、業務効率化の手段としては今のところこれ以上に良いものは思い浮かばないです。

田崎様：法務に求められるレベルはどんどん高度化しています。そのなかで、契約書の形式に関わる作業はきちんとできていて当たり前、できていないと恥ずかしいという意識があります。だからこそ、形式のミスについて上司からも部下からも、そして取引先からも指摘される可能性があるというだけでもストレスになります。BoostDraftは心理的な負担から解放してくれるツールなので、使わない理由が見当たりません。ぜひ多くの法務の方に使ってほしいです。特に、部下や後輩のレビューを大量にチェックする立場にあるマネージャーやリーダークラスの方にこそ、その真価を実感いただけると思います。